Op zoek naar een nieuw TMS?
6 valkuilen

6 valkuilen bij aanschaf van een TMS

In het landschap van IT is het lastig om actueel te blijven, zelfs voor IT’ers. De ontwikkelingen gaan zó snel dat het bijna letterlijk een dagtaak is om bij te blijven. Dit maakt het voor niet-ingewijden vaak lastig om te bepalen waar ze op moeten letten als ze graag nieuwe automatiseringssoftware willen aanschaffen.

In dit artikel worden de 6 grootste valkuilen benoemt bij de aanschaf van een TMS, zodat jij hier niet meer in hoeft te trappen.

  • 1. De behoefte is niet duidelijk in kaart gebracht

Vaak ontwikkelt zich de wens te automatiseren of te innoveren nadat men iets heeft gelezen in een vakblad of iets heeft gehoord van een collega of een ander bedrijf. Naar aanleiding hiervan moet er gewoon “iets” nieuws worden geprobeerd binnen een bedrijf. Maar als de behoefte niet duidelijk in kaart wordt gebracht, blijft het vaak bij ‘wishful thinking’. Onderzoek daarom vóórdat je op zoek gaat de behoefte binnen je bedrijf en maak deze zo concreet mogelijk. Hoe duidelijker de behoefte is, hoe makkelijker het wordt om te vinden wat je zoekt. Toch is het belangrijk open te staan voor een brede oplossing voor je behoefte.

Neem vooral ook je key-users (eindgebruikers) mee in het proces. Een beter begrip van de gang van zaken voorkomt weerstand op de werkvloer op langere termijn.

  • 2. Alles zelf willen doen

Als de behoefte eenmaal duidelijk is geworden, rijst soms de vraag: ‘Kunnen we dit niet zelf bouwen?’. Je moet je hierbij wel afvragen of dit rendabel is. Veel TMS-leveranciers zijn al jaren bezig om een zo goed mogelijk product neer te zetten. Deze bedrijven zitten meestal al een lange tijd in de business en zijn zeer ervaren. Voordat je op hun niveau zit, ben je al gauw een paar jaar verder, waardoor de TMS-leveranciers je altijd een stap voor blijven. Hierdoor heb je kans dat je constant achter de feiten aan blijft lopen. Weeg dus voordat je een eigen TMS ontwikkelt de plussen en de minnen af.

  • 3. Teveel focussen op functionaliteit

Functionaliteit is natuurlijk belangrijk. Immers, je hebt net heel duidelijk je behoefte in kaart gebracht en daar zijn een aantal wensen uitgekomen. Het gevaar is alleen dat je je blind gaat staren op deze functies. Overige factoren zoals of het TMS wel aan je huidige systemen gekoppeld kan worden en hoe het onderhoud is geregeld zijn minstens zo belangrijk.

Bij heel veel projecten sluipt veel maatwerk binnen. Het gevaar hiervan is dat het veel uren (en dus geld) kost om een koppeling te maken en dat de support vaak te wensen over laat. In dit geval kan het handiger zijn om voor een aanbieder te kiezen die al vaker koppelingen heeft gemaakt met jouw specifieke systeem. Ook randzaken en –voorwaarden kunnen een groot verschil maken. Denk hierbij aan apps die bij de een zijn inbegrepen en bij de ander niet of de mogelijkheid om via een abonnementsvorm te betalen.

  • 4. Onduidelijke afspraken

Als je je keuze hebt gemaakt, kun je daar een lange periode aan verbonden zijn. Daarom is het belangrijk dat het vertrouwd voelt. Dit houdt onder andere in dat de communicatie zonder problemen moet lopen. Als de communicatie in het voortraject al moeizaam verloopt, kan dit op langere termijn problemen opleveren.

Hoewel vertrouwen in de transactie erg belangrijk is, betekent dit niet dat er geen duidelijke afspraken gemaakt hoeven te worden. Maak duidelijke prijsafspraken en zorg ervoor dat je precies weet wat er geleverd wordt. Als je kiest voor een abonnement bijvoorbeeld, vraag dan duidelijk wat er in het abonnement is inbegrepen en hoelang het duurt voordat de aanschafkosten zijn terugverdiend. Als je meteen duidelijke afspraken maakt, kun je in de toekomst een aantal vervelende en onduidelijke situaties voorkomen.

  • 5. Geen concrete deadline

Je hebt eindelijk de knoop doorgehakt; Je hebt een betrouwbare partij gevonden, het voelt goed en ze bieden precies wat je zoekt. “Ergens in de loop van volgend jaar gaan we los”, wordt er gezegd. En hier gaat het vaak fout. Het blijft erbij, of ,als er wel een deadline was, wordt de implementatie verschoven. Zorg er dus voor dat je met dit soort projecten een ambitieuze, harde deadline aanhoudt. Dit voorkomt dat de implementatie veel langer duurt dan nodig.

En zoals bij punt 1 al aangegeven is: hoe beter je personeel op de hoogte is van wat er gaat gebeuren, hoe groter de kans dat ze mee willen werken aan een snelle implementatie.

  • 6. Te lang wachten met innovatie

En last but not least: veel bedrijven weten niet wát ze moeten doen en doen daarom maar niks. Een veel gehoorde opmerking is daarom: “We doen het al 20 jaar zo en dat gaat hartstikke goed, waarom moeten we nu ineens alles omgooien?” Als dit zo is, dan is dat natuurlijk heel mooi, maar bedenk wel dat de wereld om je heen verandert en dit gaat vaak sneller dan je denkt. Bovendien, stilstand is achteruitgang. Zo was er eens een groot Nederlands warenhuis, genaamd Vroom en Dreesmann. Dat deed het al ruim 20 jaar hetzelfde, met veel succes, waarom zouden ze dan ineens alles omgooien…?

Mocht je na het lezen van dit stuk nog vragen hebben of tips nodig hebben voor het aanschaffen van een TMS, neem dan gerust contact met ons op zodat wij je (zo goed als we kunnen) kunnen helpen.