Notice: Undefined variable: width in /var/www/html/itmatic/class/config.php on line 55

Notice: Undefined variable: height in /var/www/html/itmatic/class/config.php on line 55
- ITmatic Solutions - Transport management software


Op zoek naar een nieuw TMS?
6 valkuilen

6 valkuilen bij aanschaf van een TMS

In het landschap van IT is het lastig om actueel te blijven, zelfs voor IT’ers. De ontwikkelingen gaan zó snel dat het bijna letterlijk een dagtaak is om bij te blijven. Dit maakt het voor niet ingewijden vaak lastig om te weten waar je op moet letten, mocht je denken aan de aanschaf van nieuwe automatiseringssoftware bijvoorbeeld.

In dit blog wil ik graag de 6 grootste valkuilen benoemen bij de aanschaf van een TMS, zodat jij hier niet meer in hoeft te trappen.

  • 1. Niet duidelijk de behoefte in kaart brengen

Vaak wordt er iets gelezen in een vakblad of iets gehoord van collega bedrijven of concurrenten. Dan begint de wens om te automatiseren, innoveren of gewoon “iets” nieuws te proberen binnen een bedrijf. Maar zonder duidelijke behoefte blijft het vaak bij een wens. Onderzoek vóórdat je op zoek gaat de behoefte binnen je bedrijf en maak deze zo concreet mogelijk. Hoe duidelijker de behoefte is, hoe makkelijker het wordt om te vinden wat je zoekt. Maar blijf wel open voor een brede oplossing voor je behoefte. Neem vooral ook je key-users (eindgebruikers) mee in dit proces. Dit kan weerstand op de werkvloer op langere termijn voorkomen.

  • 2. Alles in huis willen doen

Wanneer de behoefte duidelijk is geworden kan de vraag gaan spelen: kunnen we dit zelf niet bouwen? Maar vraag je goed af of dit wel rendabel is. Veel TMS leveranciers zijn namelijk al jaren bezig in samenwerking met bedrijven uit de branche  om een zo goed mogelijk product neer te zetten. En alle fouten die hierbij zijn gemaakt hoef jij niet meer te maken natuurlijk. Voordat je op hetzelfde niveau zit als de specialisten ben je zo weer een paar jaar verder, maar dit zijn zij dan ook. Zo heb je kans dat je steeds achter de feiten aan blijft lopen. Weeg dus je kosten/baten af voordat je besluit een TMS in huis te ontwikkelen.

  • 3. Teveel focussen op functionaliteit

Natuurlijk is functionaliteit belangrijk, je hebt immers net heel duidelijk je behoefte in kaart gebracht en daar zijn een aantal wensen uit gekomen. Het gevaar is alleen dat je je blind gaat staren op deze functies. Minstens net zo belangrijk is, of het bijvoorbeeld wel aan je huidige systemen gekoppeld kan worden en hoe het onderhoud is geregeld. Bij heel veel projecten sluipt namelijk veel maatwerk binnen. Het gevaar hiermee is dat het veel uren (en dus geld) kost en dat de support vaak te wensen over laat. In dit geval kan het handiger zijn om voor aanbieder te kiezen die al vaker koppelingen heeft gemaakt met jouw specifieke systeem. Ook randzaken en –voorwaarden kunnen een groot verschil maken. Denk aan apps die bij de een zijn inbegrepen en bij de ander niet. Of de mogelijkheid om via een abonnementsvorm te kunnen betalen.

  • 4. Geen duidelijke afspraken maken

Als je je keuze hebt gemaakt dan kun je daar voor een langere periode aan verbonden zijn, het is dus belangrijk dat het vertrouwd voelt. De communicatie moet zonder problemen lopen. Als je in het voortraject al lastig kunt communiceren dan kan dit op langere termijn problemen opleveren. Vertrouwen in de transactie is dus erg belangrijk, maar dit betekent niet dat er geen duidelijke afspraken gemaakt moeten worden. Maak duidelijke prijsafspraken en zorg ervoor dat je weet wat geleverd wordt. Als je kiest voor een abonnement bijvoorbeeld, vraag dan duidelijk wat hierin is inbegrepen en wat de terugverdien periode is vergeleken met de aanschaf. Dit kan een hoop nare situaties in de toekomst voorkomen.

  • 5. Geen deadline stellen

Je hebt eindelijk de knoop doorgehakt. Je hebt een betrouwbare partij gevonden, het voelt goed en ze bieden precies aan wat je zoekt. “Ergens in de loop van volgend jaar gaan we los”. Hier gaat het vaak fout. Het blijft erbij, of als er wel een deadline was dan wordt deze verschoven. Zorg ervoor dat je met dit soort projecten een (ambitieuze) harde deadline aanhoudt. Dit voorkomt dat de implementatie veel langer duurt dan nodig is. En zoals bij punt 1 al aangegeven: hoe beter je personeel op de hoogte is, hoe groter de kans dat ze mee willen werken aan een snelle implementatie.

  • 6. Te lang wachten met innovatie

En last but not least: veel bedrijven weten niet wat ze moeten doen en doen dan maar niks. Een veel gehoorde opmerking: “we doen het al 20 jaar zo en dat gaat hartstikke goed, waarom moeten we nu ineens alles omgooien?” Als dit zo is dan is dat natuurlijk heel mooi, maar bedenk wel dat de wereld om je heen verandert. En dit gaat vaak sneller dan je denkt. Er was eens een groot Nederlands warenhuis, genaamd Vroom en Dreesmann. Dat deed het al ruim 20 jaar zo met veel succes, waarom zouden ze dan ineens alles omgooien…?

Mocht je na het lezen van dit stuk nog vragen hebben of tips willen krijgen over de aanschaf van een TMS, neem dan gerust contact met ons op, dan zullen we ons best doen je vragen te beantwoorden.